Aanbesteding 24-7 meldkamerstoelen van start

Met het samenvoegen van de meldkamers komt ook het beheer van de meldkamers steeds meer bij de politie te liggen. Onder dit beheer vallen ook de faciliteiten zoals de 24/7 meldkamerstoelen. Deze worden vanuit politiecontracten aangeschaft. De huidige contracten voorzien echter (nog) niet in een specifieke stoel voor de meldkamers. Omdat dat wel een belangrijke wens is van centralisten, is in overleg met de politie en de regionaal kwartiermakers van de samenvoegingsregio’s besloten hiervoor op korte termijn een apart aanbestedingstraject te starten.

Optimaal faciliteren
Alfred van der Meer, een van de betrokken kwartiermakers vertelt: ‘De 24/7 meldkamerstoel is een belangrijk onderdeel van de uitrusting van een centralist. Anders dan bij een gewone bureaustoel moet een meldkamerstoel bijvoorbeeld zeer robuust, comfortabel en goed reinigbaar zijn. De stoel moet ook goed kunnen reconditioneren, zodat de centralist niet het idee heeft in de stoel van een ander te zitten, goede luchtdoorlaatbaarheid en afvoer van vocht zijn van groot belang. Een 24/7 stoel wordt 4 tot 5 keer zo veel gebruikt als een standaard bureaustoel, 168 uur tegenover 40 uur per week‘. 

Nog nooit eerder is er door de politie voor de 24/7 meldkamerstoel een echt programma van eisen opgesteld. Omdat die eisen zo specifiek zijn en we de gebruikers, onze centralisten, optimaal willen faciliteren, zijn hun wensen opgehaald en vormen een belangrijk onderdeel van de eisen’. 

Voorwaarden 24/7 stoelen
Met hulp van de regionaal kwartiermakers is alle beschikbare informatie bij de diverse locaties opgehaald, waar nodig geactualiseerd en vastgelegd in het document ‘Voorwaarden 24/7 stoelen t.b.v. LMO meldkamers’. Het concept is vervolgens aan alle meldkamers aangeboden en is met diverse gebruikers en preventiemedewerkers gedeeld. Dit heeft vervolgens nog tot een aantal aanvullingen geleid. Alfred: ‘Inzet was dat met deze voorwaarden een voldoende uitgewerkt pakket van eisen ontstaat, op basis waarvan de politie kan aanbesteden voor alle samengevoegde meldkamers. Dat is gelukt en de voorbereidingen voor de aanbesteding zijn gestart. Aan politiezijde is niet alleen inkoopexpertise aangesloten, maar bijvoorbeeld ook team facility services en ergonomen’.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Leveranciers dienen meerjaren tot tevredenheid meldkamers van stoelen te hebben voorzien (incl. onderhoud, service, etc.);
• M.u.v. speciale, benodigde individuele ARBO technische stoelen wordt aanbevolen een keuze te maken voor  2 (hoofd)typen stoelen (bij voorkeur van 2 verschillende leveranciers);
• Het overgrote deel van de meldkamers ziet de aanbesteding met grote nadruk als de inkoop van een dienst” op basis van  functionaliteit; dit betekent dat gedurende de duur van de overeenkomst de leverancier zorgt dat de stoelen altijd functioneren, er voldoende stoelen aanwezig zijn en dat ze automatisch worden gerepareerd indien dat noodzakelijk is. Het (schoonmaak)onderhoud en de te vervangen onderdelen zijn volledig inbegrepen in de dienstverlening.